Pierwszy import spoza UE – EORI, PUESC i upoważnienie krok po kroku

Pierwszy import z Chin wymaga nie tylko zamówienia towaru i transportu. Zanim przesyłka dotrze do UE, firma powinna mieć numer EORI, dostęp do PUESC oraz upoważnienie dla agencji celnej. Brak jednego podpisu lub niezgodność danych może zatrzymać odprawę i uruchomić koszty postoju. Wyjaśniamy, jak uzyskać numer EORI i przygotować formalności bez presji czasu.

Co musisz mieć załatwione, zanim kontener wypłynie z Chin?

EORI jest unijnym numerem identyfikacyjnym przedsiębiorcy używanym w kontaktach z organami celnymi. Firma może mieć tylko jeden taki numer, ważny na całym obszarze celnym UE. Polski przedsiębiorca składa wniosek elektronicznie przez PUESC, a nadanie numeru jest bezpłatne.

Nie zostawiaj rejestracji na dzień przybycia statku. Przed wypłynięciem kontenera przygotuj:

• konto osoby fizycznej na PUESC z rozszerzonym zakresem uprawnień;
• rejestrację danych firmy w SISC i aktywny numer EORI;
• uzgodniony z agencją rodzaj przedstawicielstwa oraz podpisane upoważnienie;
• fakturę handlową, packing list i dokument transportowy;
• opis towaru, kod CN, kraj pochodzenia i warunki Incoterms;
• wymagane pozwolenia, certyfikaty lub dokumenty zgodności.

Samo EORI nie potwierdza, że produkt można wprowadzić na rynek. Przed zamówieniem należy osobno sprawdzić klasyfikację taryfową, należności, ograniczenia oraz wymagania właściwe dla danego towaru.

Wniosek o EORI przez PUESC – ekran po ekranie

Jak uzyskać numer EORI dla polskiej firmy? Aktualna ścieżka na PUESC wygląda następująco:

1. Załóż konto osoby fizycznej. Wybierz rozszerzony zakres uprawnień i podpisz wniosek podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo zaawansowanym, weryfikowanym certyfikatem celnym. Wniosek bez podpisu wymaga potwierdzenia tożsamości.
2. Aktywuj konto i odbierz ID SISC. Użyj otrzymanego kodu aktywacyjnego w ciągu 24 godzin. Rejestrację złożenia potwierdzi UPO.
3. Otwórz formularz firmy. Po zalogowaniu przejdź do „Formularze”, wybierz formularze alfabetycznie, literę „W”, a następnie WRP0001 „Rejestracja danych firmy”.
4. Wczytaj dane firmy. Wpisz NIP i zatwierdź go klawiszem Enter lub Tab, a następnie zweryfikuj pobrane informacje.
5. Wskaż obszar działania „CŁO”. To ten wybór uruchamia rejestrację potrzebną do nadania EORI. Wypełnij wszystkie aktywne pola oznaczone gwiazdką.
6. Podpisz i wyślij dokument. Kontroluj UPO oraz wiadomości w sekcji „Mój pulpit”. Potwierdzenie rejestracji zawiera nadany numer.

Jeżeli firma jest już zarejestrowana na PUESC, lecz nie ma EORI, nie składaj drugiego WRP0001. Skorzystaj z usługi „Zmień dane firmy na PUESC”. Ponowna rejestracja może zakończyć się komunikatem o braku możliwości zarejestrowania podmiotu.

Jak sprawdzić, czy Twoja firma ma już nadany numer?

Nie zakładaj, że brak numeru w dokumentacji oznacza brak rejestracji. Na PUESC dostępna jest usługa „Sprawdź, czy firma jest zarejestrowana”. Po zalogowaniu przejdź do „Mój pulpit”, następnie „Moje dane”, rozwiń „Pokaż dane w SISC” i wybierz „Wyszukaj podmiot”. Firmę można wyszukać między innymi po NIP, EORI, ID SISC albo nazwie.

Po zmianie nazwy, adresu lub formy prawnej sprawdź również dane w SISC. Nie twórz nowego profilu — zaktualizuj istniejący.

Upoważnienie dla agencji celnej – bezpośrednie czy pośrednie?

Unijny Kodeks Celny rozróżnia dwa sposoby reprezentacji. W przedstawicielstwie bezpośrednim agencja działa w imieniu i na rzecz importera. W przedstawicielstwie pośrednim działa we własnym imieniu, ale na rzecz importera.

Przy przedstawicielstwie bezpośrednim zgłaszającym i dłużnikiem celnym jest co do zasady importer. Przy pośrednim zgłaszającym jest przedstawiciel, a importer również staje się dłużnikiem; odpowiedzialność może więc obejmować obie strony. Wybór należy uzgodnić z agencją przed podpisaniem dokumentu.

Upoważnienie powinno określać strony, formę przedstawicielstwa, zakres czynności i okres obowiązywania. Uprawnienia zaznaczone przy powiązaniu reprezentanta na PUESC muszą wynikać wprost z dokumentu. Złożenie pełnomocnictwa zwykle podlega opłacie skarbowej 17 zł za każdy stosunek pełnomocnictwa, o ile nie obowiązuje zwolnienie. Właściwy rachunek zależy od formy i sposobu złożenia dokumentu.

W przypadku obsługi przez agencję Statkiem.pl potrzebne są numer EORI, dokumenty rejestrowe firmy oraz oryginał upoważnienia celnego. Zakres i sposób dostarczenia dokumentów najlepiej potwierdzić z opiekunem odprawy przed wysłaniem przesyłki.

Błędy formalne, które najczęściej blokują zwolnienie towaru

Odprawa może stanąć nie dlatego, że towar jest niedopuszczalny, lecz dlatego, że dokumenty nie tworzą spójnej całości. Najczęstsze problemy to:

• brak aktywnego EORI lub próba ponownej rejestracji firmy;
• niepodpisany wniosek, brak aktywacji konta albo niewłaściwy poziom uprawnień;
• literówka w NIP, nazwie, adresie lub numerze EORI;
• podpisanie upoważnienia przez osobę niewskazaną do reprezentacji w CEIDG lub KRS;
• brak określenia rodzaju przedstawicielstwa albo zbyt wąski zakres umocowania;
• niezgodność faktury, packing listy i dokumentu transportowego;
• ogólny opis produktu, który utrudnia ustalenie kodu CN i stawki celnej;
• brak dokumentów wymaganych dla określonej kategorii towaru lub deklarowanego pochodzenia.

Dokumenty prześlij do weryfikacji przed przybyciem ładunku. Uzupełnianie pełnomocnictwa po terminie może oznaczać składowanie lub przestój kontenera.

Planujesz pierwszy import spoza UE? Pomożemy Ci skoordynować transport z Chin, przygotowanie dokumentów i odprawę celną. Sprawdzimy komplet informacji przed wysyłką, aby formalności nie były rozwiązywane dopiero po przybyciu kontenera. Skontaktuj się z nami i zaplanuj import od zamówienia aż po dostawę do wskazanego miejsca.

Stan procedur i przepisów: 8 października 2026 r.